Principais benefícios da terceirização para pequenas empresas
A terceirização pode ser uma ferramenta poderosa para empresas que buscam reduzir custos, acessar conhecimentos especializados e melhorar a eficiência. No entanto, também apresenta potenciais deficiências, como perda de controle, desafios de comunicação e riscos de confidencialidade.
Ao selecionar cuidadosamente os parceiros certos, estabelecer uma comunicação clara e implementar medidas de segurança robustas, as empresas podem maximizar os benefícios da terceirização e, ao mesmo tempo, minimizar as suas desvantagens.
Inúmeras empresas sediadas nos EUA terceirizam o atendimento ao cliente e o suporte técnico para países como a Índia e as Filipinas. Não é segredo que o custo da mão-de-obra é mais baixo em ambos os países. Além dos salários, as empresas podem economizar em benefícios e despesas.
Uma dessas empresas é a IBM, uma das companhias globais de tecnologia mais populares. O gigante da tecnologia terceirizou uma parte significativa de seus serviços para a Índia. Esta mudança ajudou na redução de salários e outros custos, mantendo ao mesmo tempo a prestação de serviços de alta qualidade.
Acesso a conhecimentos especializados
É importante ressaltar que a terceirização permite que as empresas acessem competências e conhecimentos especializados que podem não estar disponíveis por diversos motivos. Existem tarefas que exigem conhecimentos técnicos específicos ou tecnologia avançada, e nem todas as empresas possuem funcionários que possam lidar com esses desafios.
Simplificando, ao terceirizar para fornecedores especializados, as empresas podem garantir que seus projetos sejam conduzidos por especialistas.
Um bom exemplo de terceirização e seus benefícios é a Apple Inc. A gigante da tecnologia sediada em Cupertino, Califórnia, terceiriza a fabricação de seus produtos para empresas como a Foxconn. Esta empresa possui o equipamento especializado e o conhecimento necessário para produzir eletrônicos de alta qualidade em grande escala, permitindo que a Apple dedique mais tempo ao design e à inovação.
Concentre-se nas atividades principais do negócio
Importante destacar que as empresas podem concentrar-se em atividades estratégicas que impulsionam o crescimento e a competitividade, delegando tarefas como suporte de TI e atendimento ao cliente a prestadores de serviços.
Por exemplo, um pequeno escritório de advocacia pode terceirizar seu suporte de TI para um provedor de serviços gerenciados. Isso permite que os colaboradores da empresa não percam tempo com questões relacionadas à TI e se concentrem em suas atividades principais.
Escalabilidade e flexibilidade
Existem muitos exemplos de terceirização, já que pequenas e não tão pequenas empresas de todo o mundo gostariam de expandir suas operações.
Sem exagero, a terceirização permite que as companhias aumentem ou diminuam suas operações com base na demanda. Isto é particularmente útil no caso de empresas menores, pois permitem que ajustem a sua força de trabalho e recursos sem gastar muito dinheiro e tempo.
As empresas mundialmente famosas precisam se ajustar ao ambiente em constante mudança. Por exemplo, a Amazon terceiriza as operações de atendimento ao cliente para lidar com o aumento de consultas durante os períodos de pico de compras. A empresa precisa de pessoal adicional durante esses períodos. No entanto, a alta administração não quer contratar muitos funcionários por um período limitado de tempo.
Problemas que podem surgir
Não podemos esquecer dos desafios. É importante discutir as vantagens e desvantagens da terceirização com exemplos.
Como pode ser visto nas informações acima, a terceirização apresenta inúmeras vantagens. No entanto, não podemos ignorar os problemas. Proprietários e gestores de pequenas empresas devem prestar atenção a diversas questões.
Uma das principais desvantagens é a perda de controle sobre determinados processos de negócios. Quando as tarefas são terceirizadas para fornecedores externos, os proprietários, bem como os gestores, podem ter controle e influência limitados sobre como essas tarefas são executadas. A qualidade pode ser prejudicada como resultado.
Vamos discutir um exemplo. A Target Corporation não é uma empresa pequena. No entanto, mesmo para a Target não foi fácil lidar com os desafios.
A empresa terceirizou as operações do site e enfrentou desafios significativos durante uma grande atualização. A falta de controle sobre as operações terceirizadas resultou em travamentos do site e insatisfação dos clientes.
Desafios de comunicação
A terceirização pode levar a desafios de comunicação. Lidar com questões criadas por diferentes fusos horários e culturas é bastante difícil. Podem ocorrer mal-entendidos e atrasos devido a barreiras linguísticas e diferenças nas práticas de trabalho.
A comunicação eficaz garante que as tarefas terceirizadas sejam concluídas no prazo. Por exemplo, uma empresa de desenvolvimento de software sediada nos EUA que subcontrata as suas tarefas de codificação a uma equipa baseada na Europa de Leste pode enfrentar dificuldades na coordenação de atualizações e reuniões de projetos devido à diferença de fuso horário.
Riscos de confidencialidade
Por mais que alguém tente minimizar perdas potenciais, é impossível eliminá-las completamente. Os gestores e proprietários de empresas devem ter em mente que a terceirização acarreta certos riscos, incluindo riscos de segurança e confidencialidade.
Compartilhar informações confidenciais com empresas terceirizadas e freelancers aumenta o risco de violações de dados e acesso não autorizado. É importante selecionar parceiros de outsourcing com medidas de segurança robustas, especialmente quando se trata de grandes empresas.
As empresas globais também estão a lutar para lidar com os riscos de confidencialidade. Há vários anos, a Marriott International sofreu uma violação de dados que afetou centenas de milhões de hóspedes.
A violação de dados mencionada acima foi rastreada até um fornecedor terceirizado que administrava o sistema de reservas, ressaltando os riscos associados à terceirização.
Dependência de parceiros externos
A lista de desafios potenciais é longa. É melhor concentrar-se em algumas das questões urgentes. Os gestores devem lembrar-se de que a terceirização pode criar uma dependência de parceiros externos para funções comerciais vitais.
Se um parceiro não cumprir o esperado, isso poderá afetar negativamente as operações, etc. Além disso, é caro e demorado encontrar um parceiro diferente.
Pequenas e grandes empresas devem ter cuidado quando se trata de fornecedores externos. Vamos discutir o caso da Boeing, uma empresa aeroespacial. A gigante da aviação enfrentou atrasos na produção e problemas de qualidade com o seu 787 Dreamliner devido à sua dependência de uma complexa rede de fornecedores terceirizados.
Impacto no moral dos funcionários
Pode ter um impacto negativo em muitos funcionários, especialmente se levar a cortes de empregos ou mudanças nas responsabilidades profissionais. Não é surpreendente que os colaboradores possam sentir-se ameaçados pela presença de parceiros externos. Alguns deles podem até sair da empresa.
Exemplo : Uma empresa terceiriza seu departamento de atendimento ao cliente e seus funcionários podem se sentir desmotivados e ansiosos com a segurança no emprego. Os gerentes devem discutir as questões mencionadas acima com os funcionários para reduzir os fatores de risco.
Como encontrar um equilíbrio perfeito?
É vital que as empresas considerem cuidadosamente as potenciais deficiências e implementem estratégias para minimizar as perdas. Aqui estão algumas práticas recomendadas para uma terceirização eficaz:
- Selecione o provedor externo certo
Escolher o parceiro certo é vital para o sucesso. As empresas devem realizar uma devida diligência minuciosa para avaliar as capacidades e a reputação dos potenciais fornecedores, entre outros fatores. É importante selecionar um parceiro que esteja alinhado com os valores e objetivos de negócios da empresa.
- Estabeleça canais de comunicação claros
É difícil, senão impossível, superestimar a importância de uma comunicação eficaz.
As empresas devem estabelecer canais e protocolos de comunicação claros para garantir que ambas as partes estejam na mesma página. Reuniões regulares e sessões de feedback podem ajudar a evitar mal-entendidos.
- O que esperar
Definir claramente as expectativas e as métricas de desempenho é vital para o gerenciamento de tarefas terceirizadas. É importante ter uma meta específica, bem como um cronograma para garantir que o parceiro cumpra o esperado.
Monitorar e avaliar o desempenho regularmente pode ajudar a identificar e resolver quaisquer problemas momentaneamente.
- Implemente medidas de segurança robustas
Como afirmado anteriormente, as empresas devem abordar questões de segurança e confidencialidade implementando medidas de segurança robustas.
Isso inclui a realização de auditorias regulares de segurança, a criptografia de informações confidenciais e a garantia de que os parceiros cumpram os padrões e regulamentações do setor.
- Promova uma cultura colaborativa
Por último, mas não menos importante, ambos os lados devem unir forças para criar uma atmosfera amigável. Incentivar a comunicação aberta, o respeito mútuo e a partilha de conhecimentos pode ajudar a construir confiança e melhorar o desempenho geral.
Lembre-se!
Ao equilibrar as vantagens e desvantagens e adotar as melhores práticas, as empresas podem aproveitar a terceirização para impulsionar o crescimento, a inovação e a vantagem competitiva no ambiente empresarial dinâmico de hoje.